Vos relevés de retraite annuels sont-ils à l’abri d’une vérification?
Steven Laird, conseiller en communications, est le rédacteur en chef de Buck échange. Il est épaulé par un comité consultatif formé de représentants de chaque discipline : Assurance collective, Retraite, Placements et régimes à cotisations déterminées, Communications, Technologie appliquée aux ressources humaines, et Recherche et conformité.
Nous vous invitons à faire parvenir vos commentaires, que nous mettrons en ligne après les avoir brièvement examinés. Vous pouvez également communiquer directement avec le rédacteur en chef (steven.laird@buckconsultants.com), qui acheminera vos questions et commentaires à la discipline appropriée.
Dans ce numéro :
Retraite
- L’ARC va accepter un seuil du surplus des caisses de retraite supérieur
- De la nécessité de tenir ses dossiers de retraite à jour
- Vos relevés de retraite annuels sont-ils à l’abri d’une vérification?
Retraite
L’ARC va accepter un seuil du surplus des caisses de retraite supérieur
Par Anne-Marie Lainesse, f.s.a., f.i.c.a., actuaire-conseil
Le 27 octobre 2009, le ministre fédéral des Finances a annoncé une proposition de changement visant à relever le seuil du surplus des caisses de retraite autorisé en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu; ce seuil passerait ainsi de 10 % à 25 %. La proposition devrait concerner les cotisations de l’employeur pour service courant aux régimes de retraite enregistrés après 2009. Le changement s’applique aux régimes de retraite enregistrés sous réglementation provinciale et fédérale.
La loi qui autoriserait la mise en œuvre de ce changement n’a pas encore été adoptée. Toutefois, l’Agence du revenu du Canada (ARC) vient d’annoncer que le relèvement du seuil pourrait aussi passer par la détermination des cotisations admissibles pour les rapports d’évaluation actuarielle avec pour date d’entrée en vigueur le 31 décembre 2009 ou plus tard.
La déclaration récente de l’ARC clarifie et confirme le moment où l’application du relèvement du seuil du surplus des caisses de retraite pour les régimes de retraite enregistrés entrerait en vigueur.
Cette nouvelle est bienvenue pour les promoteurs de régimes de retraite et les bénéficiaires de ces régimes, puisqu’elle autorise effectivement une plus grande souplesse aux promoteurs de régimes et propose la possibilité d’une sécurité accrue des rentes aux bénéficiaires.
Pour en savoir plus, veuillez consulter la rubrique Foire aux questions des Régimes de pension agréés du site Web de l’ARC, en cliquant
Plan d’action : Les promoteurs de régimes doivent discuter de l’application et des conséquences de ce changement avec leur actuaire afin de déterminer si ces nouvelles mesures peuvent être intégrées à vos cotisations admissibles pour 2010.
De la nécessité de tenir ses dossiers de retraite à jour
Par David Blundell, directeur, Recherche et conformité et Veronica Alexander, analyste principale en régimes de retraite
Deux documents viennent d’être publiés en Ontario, qui, de façons différentes, traitent de la même question : les dossiers des régimes de retraite doivent être à jour. Les promoteurs de régimes, qui se heurtent à la plus grande vague de départs à la retraite de l’histoire depuis dix ans doivent porter une attention particulière aux points soulevés dans ces documents afin de contrôler les risques et les questions de gouvernance liées aux demandes de rente potentiellement erronées des retraités.
Le premier document est une décision du Tribunal des services financiers de l’Ontario concernant un ancien participant d’un régime de retraite qui n’existe plus. Ce participant alléguait qu’une rente mensuelle lui était due à la suite de la cessation du régime, 20 ans plus tôt. Il s’agissait d’un régime à prestations déterminées non contributif qui avait pris fin en 1989 en raison de la fermeture d’une usine. À l’époque, ce participant avoir droit au transfert de la valeur actualisée immobilisée ou à une rente mensuelle différée. Il a affirmé n’avoir pas demandé de transfert de la valeur actualisée, mais avait plutôt choisi de recevoir une rente mensuelle. Aucune preuve claire n’a été présentée au Tribunal, qui lui aurait permis de déterminer avec certitude si le demandeur était ou non admissible à une rente mensuelle. Toutefois, les dossiers de la compagnie d’assurance indiquent qu’un transfert de la valeur actualisée a bel et bien eu lieu au début des années 1990, du régime à un REER immobilisé. Le Tribunal a fini par conclure que, en l’absence de dossiers permettant de trancher sans l’ombre d’un doute, la probabilité reposant sur la « meilleure preuve » était que le participant avait reçu la valeur actualisée de sa rente.
Le deuxième document est une ébauche de politiques publiée récemment par la Commission des services financiers de l’Ontario (CSFO) et intitulée « Management and Retention of Pension Plan Records by the Administrator ». L’affaire ci-dessus présentée au Tribunal illustre bien l’importance, pour les administrateurs, de conserver certains dossiers. L’ébauche de politiques de la CSFO reprend ce thème et expose ses attentes envers les administrateurs de régimes; les auteurs s’attendent en effet à ce que ceux-ci élaborent et tiennent à jour une politique officielle, complète et écrite de gestion et de conservation des dossiers. Cette politique doit traiter de points aussi évidents que la gestion des dossiers des régimes de retraite, la durée pendant laquelle ces dossiers doivent être conservés et le nom des personnes responsables de la mise à jour des dossiers.
Actuellement, les lois de l’Ontario sur les régimes de retraite ne précisent pas le type de dossier à conserver. Cependant, cela va changer lorsque le projet de loi 236 (Loi modifiant la Loi sur les régimes de retraite) sera adopté et quand les règlements seront publiés. En vertu des nouveaux règlements, dans le cadre du projet de loi 236, un administrateur devra conserver certains types de dossiers pendant les périodes indiquées. Tous les administrateurs seront touchés par ce changement apporté à la législation sur les régimes de retraite, les petits et les grands.
L’ébauche de politiques de la CSFO en un clin d’œil…
- Les dossiers généraux du régime de retraite doivent être conservés pendant toute la durée de vie du régime.
- Les dossiers personnels des participants au régime doivent être conservés aussi longtemps que ces personnes ou leurs bénéficiaires ont un droit quelconque en vertu du régime.
- Une politique écrite de gestion et de conservation des dossiers doit être préparée et traiter les points suivants : format de stockage des documents, ententes contractuelles avec les fournisseurs de service, processus d’information des participants de leurs obligations de conserver leurs propres dossiers, processus pour se débarrasser des documents à la fin de la période obligatoire de conservation des dossiers et processus de tenue à jour des dossiers de sauvegarde.
- Une ou plusieurs personnes doivent être désignées pour tenir les dossiers du régime à jour.
- Les renseignements sur l’adhésion doivent être conservés afin de prouver la décision du participant d’accepter ou de refuser le statut de participant au régime ainsi que les dates attestant le début de la participation au régime.
Si le régime venait à se terminer, l’administrateur devrait pouvoir démontrer que les versements de la caisse de retraite ont bien été faits, conformément aux conditions du régime et à la législation sur la retraite.
Vos relevés de retraite annuels sont-ils à l’abri d’une vérification?
Par Mary Cover, f.s.a., f.i.c.a., actuaire-conseil
Vos relevés de retraite annuels sont-ils un mal incontournable ou, au contraire, une possibilité renouvelée d’informer et d’éduquer vos employés, et de les faire participer? S’agit-il d’une simple liste de vérification de la conformité ou contribuent-ils à vous conférer une plus grande valeur en tant qu’employeur?
L’article 106(4) de la Loi sur les régimes de retraite (Ontario) n’est pas très connu. Certes. Mais il devrait néanmoins figurer sur tous les écrans radars des promoteurs de régimes de retraite. Cet article permet à l’organisme de réglementation, en l’occurrence la CSFO d’examiner pratiquement tout ce qui a trait à votre régime de retraite. Elle a pour mission de vérifier si votre régime est conforme à la Loi. Elle procède habituellement sur place, au cours d’une visite, et passe en revue toutes sortes de données, comme les renseignements sur l’employé, le calcul des prestations et les relevés connexes liés aux cessations d’emploi et aux retraites, les documents entourant les décisions de placement… et le relevé de retraite annuel de l’employé.
Chaque province définit les documents à joindre aux relevés annuels. Autrement dit, si vous avez des employés de l’Alberta dans votre régime de retraite enregistré en Ontario, vous devez vous assurer d’être conforme aux exigences relatives à la communication de l’information, en vertu des lois de l’Alberta. Une vérification de la CSFO relèverait très rapidement tout écart en matière de conformité dans vos documents de communication. Seriez-vous prêt à faire face à une vérification de cette nature?
Pour la plupart des régimes ontariens, le 30 juin est la date limite d’envoi des relevés de retraite annuels. Le travail est en train de commencer pour le lot de cette année. C’est donc le bon moment d’envisager une vérification de conformité. Mais pourquoi vous arrêter là? Saisissez cette occasion pour éduquer vos employés et leur permettre de mieux comprendre et apprécier leurs prestations de retraite. C’est le moment idéal de créer une adéquation parfaite entre les relevés, d’une part, et la vision, les messages et la marque que vous défendez en tant qu’entreprise, d’autre part.
Par exemple, si vous avez un régime à prestations déterminées pour des employés du Québec, vous devez indiquer la valeur actualisée (somme forfaitaire) de la rente sur le relevé annuel au moins une fois tous les trois ans. Alors, pourquoi ne pas en profiter pour indiquer la valeur de la rente de tous vos employés tous les ans? Si un employé a actuellement 45 ans et est admissible à une rente à vie de 1 000 $ par mois dès l’âge de 65 ans, informez-le que la valeur forfaitaire actuelle se situe aux environs de 53 000 $(1). La valeur de cette somme forfaitaire est bien plus tangible qu’une prestation qui ne sera pas versée avant 20 ans.
Certains employeurs (et des actuaires en l’occurrence) hésitent à communiquer cette information en raison de la fluctuation éventuelle de la valeur de la rente. En effet, la valeur peut même diminuer. Mais cela fait partie du processus d’éducation. Profitez-en pour expliquer comment la valeur est déterminée et comment elle évolue. Ajoutez aussi que ce montant n’est pas garanti et, en fait, peut même diminuer. Il faudra probablement un certain temps, mais les employés vont commencer à comprendre et à mieux apprécier la valeur de leurs prestations de retraite.
Au Québec, le montant des cotisations de l’employeur au régime au cours de l’année doit être rendu public. La Colombie-Britannique exige que l’information sur l’actif du régime soit communiquée à la fin de l’exercice ainsi qu’une brève description de la politique de placement du régime. Bon nombre d’employeurs versent des cotisations importantes en espèces à leurs régimes de retraite. Pourquoi ne pas partager cette information avec tous vos employés, que vous ayez des employés du Québec ou de la Colombie-Britannique comme participants à votre régime? Parlez-leur des cotisations que vous avez faites. Montrez-leur aussi les montants en pourcentage des salaires. Pour les régimes à prestations déterminées, si vous tenez compte des paiements d’amortissement, ce à quoi doivent se résoudre de nombreux régimes en raison des faibles rendements du marché en 2008, ces cotisations en espèces peuvent être assez importantes. Il s’agit d’une façon très simple d’aider vos employés à voir à quel point leur régime de retraite s’intègre à leur rémunération globale.
Communiquer efficacement signifie transférer savoir et compréhension; il ne s’agit pas uniquement de divulguer de l’information, mais plutôt de vous aider à attirer et à conserver en poste les meilleurs éléments. Alors, cessons de voir les relevés de retraite annuels comme un mal nécessaire ou comme une chose de plus à faire; il est temps de les percevoir comme une véritable occasion. L’objectif? Faire en sorte que les employés manifestent une plus grande appréciation de la sécurité financière que vos prestations de retraite leur confèrent. Le résultat? Un plus grand engagement des employés.
1) L’on suppose une rente payable à vie uniquement, sans prestations accessoires.
